Titolare
L'azienda o il datore di lavoro che ha attivato UWork e determina finalità e regole del trattamento.
Informazioni sul servizio ai sensi del GDPR
Privacy e protezione dei dati in UWork
UWork è una piattaforma fornita da Ufficio Service alle aziende clienti. Per i dati dei lavoratori, l'azienda cliente è di regola il Titolare del trattamento e Ufficio Service opera come Responsabile del trattamento.
Responsabile
Ufficio Service S.r.l. Società Benefit, quale fornitore tecnico della piattaforma, su istruzioni del cliente.
Server europei
I dati applicativi principali sono ospitati nella regione DigitalOcean FRA1, a Francoforte, Germania.
Posizione puntuale
È il dipendente ad avviare volontariamente il singolo invio. Non esistono localizzazione continua o accesso remoto al dispositivo.
Informativa del datore di lavoro
Questa pagina descrive il funzionamento e le misure della piattaforma, ma non sostituisce l'informativa artt. 13 e 14 GDPR che ciascun cliente deve fornire ai propri dipendenti. L'informativa del cliente deve indicare almeno identità e contatti del Titolare, eventuale DPO, finalità, basi giuridiche, tempi di conservazione, soggetti autorizzati, diritti e condizioni previste dalla normativa sul lavoro.
01
Ambito del servizio e interessati
UWork supporta pianificazione del lavoro, presenze e timbrature, assenze, straordinari, comunicazioni interne, reportistica e attività amministrative collegate. Può trattare dati di dipendenti e collaboratori, utenti amministrativi, referenti di clienti e commesse e altre persone inserite dal cliente per esigenze operative documentate.
Il sito istituzionale ufficioservice.it utilizza strumenti differenti ed è disciplinato dalla relativa privacy policy Iubenda.
02
Chi decide il trattamento
Il cliente come Titolare
L'azienda cliente o il datore di lavoro che utilizza UWork stabilisce perché e secondo quali regole trattare i dati dei propri lavoratori. È quindi il principale referente per informazioni sul rapporto di lavoro, rettifiche, opposizioni, cancellazioni e per l'esercizio degli altri diritti.
Ufficio Service come Responsabile
Ufficio Service S.r.l. Società Benefit Via Giuseppe Piazzi 14, 23100 Sondrio (SO) P.IVA IT00950040147 · REA SO 71611 info@ufficioservice.it PEC ufficioservice.srl@pec.itPer i dati immessi dal cliente nella piattaforma, Ufficio Service eroga il servizio e tratta i dati personali per conto del cliente, sulla base di un accordo ai sensi dell'art. 28 GDPR e di istruzioni documentate. Ufficio Service assiste il cliente nella sicurezza, nella gestione degli incidenti e nell'evasione delle richieste degli interessati.
Ufficio Service può operare come Titolare autonomo per trattamenti distinti relativi ai propri rapporti commerciali, amministrativi, legali e ai contatti ricevuti direttamente. Tali trattamenti non modificano il ruolo del cliente rispetto ai dati dei lavoratori gestiti in UWork.
03
Categorie di dati trattati
Identità e account
Nome, cognome, username, email, telefono, identificativo account, ruoli, abilitazioni e credenziali conservate in forma protetta.
Rapporto di lavoro
Dati anagrafici e contrattuali, matricola, gruppo, sede, qualifica, orari, ferie, costi e altre informazioni configurate dal cliente.
Pianificazione e presenze
Cliente, commessa, incarico, turni, date e orari pianificati ed effettivi, pause, quantità lavorate, assenze, giustificativi e straordinari.
Verifica di posizione
Coordinate inviate per la singola timbratura, distanza, soglia, esito del confronto, sede di riferimento, nome e motivazione di una posizione alternativa.
Comunicazioni
Messaggi di servizio, mittente, destinatari, contenuto, date di invio, lettura e archiviazione e richieste di supporto.
Dati tecnici e di sicurezza
Indirizzo IP, data e ora, sessioni, browser, richieste applicative, tentativi di accesso, errori e log delle operazioni.
Assenze e giustificativi possono eccezionalmente rivelare categorie particolari di dati. Il cliente deve limitare la raccolta alle informazioni necessarie e impedire l'inserimento di diagnosi o dettagli sanitari non richiesti nei campi liberi.
04
Finalità e basi giuridiche
Le finalità e le basi giuridiche dei trattamenti sui lavoratori sono determinate e comunicate dal cliente Titolare. In relazione alla configurazione adottata possono comprendere:
- gestione del rapporto di lavoro e adempimento di obblighi lavoristici, previdenziali, fiscali e contabili;
- pianificazione delle attività, rilevazione delle presenze, gestione di assenze e straordinari;
- verifica puntuale della coerenza della timbratura con una sede di lavoro autorizzata, nel rispetto della disciplina sui controlli a distanza;
- sicurezza degli account, continuità del servizio, assistenza tecnica e tutela dei diritti;
- produzione di report operativi e amministrativi richiesti dal cliente.
Le basi giuridiche possono includere gli artt. 6.1 b), c) o f) GDPR e, per categorie particolari strettamente necessarie nel contesto lavorativo, l'art. 9.2 b), secondo il caso concreto. Il cliente deve effettuare la propria valutazione, rispettare l'art. 4 della legge 300/1970 e gli eventuali ulteriori adempimenti applicabili.
L'autorizzazione del browser ad accedere alla posizione abilita tecnicamente il sensore, ma non è il consenso GDPR e non sostituisce la base giuridica individuata dal Titolare.
05
Come avviene l'invio volontario della posizione
- UWork non accede da remoto allo smartphone o al computer e non può attivare autonomamente il sensore di posizione.
- Non esiste una funzione di geolocalizzazione continua, periodica, in background o al di fuori dell'azione di timbratura.
- Il cliente può disattivare il controllo geografico nelle impostazioni amministrative. In tal caso il browser non chiede la posizione e il server ignora eventuali coordinate inviate da client precedenti, considerando valida la timbratura.
- Quando il controllo è attivo, è il dipendente che seleziona volontariamente “Inizia”, “Termina” o “Conferma” e autorizza il browser a rilevare la posizione corrente.
- La coordinata viene inviata al server esclusivamente per il confronto puntuale della singola timbratura. Il servizio non accede a chiamate, messaggi, foto, contatti o altri contenuti del dispositivo.
- Il server confronta la coordinata con la sede principale e con le sole posizioni alternative già accettate per quel dipendente; una richiesta ancora in attesa non è considerata valida.
- Se la posizione non è riconosciuta, il dipendente deve richiederne il censimento indicando nome e motivazione oppure registrare l'anomalia comunicando il motivo della differenza all'ufficio.
- Il risultato automatico è un indicatore da verificare e non determina da solo provvedimenti o conseguenze sul rapporto di lavoro.
I dati di posizione non sono utilizzati per pubblicità, profilazione commerciale o ricostruzione degli spostamenti. L'eventuale procedura alternativa in caso di posizione non disponibile o permesso negato deve essere definita e comunicata dal cliente.
06
Minimizzazione verificata nel flusso tecnico
Coordinata puntuale eliminata dopo l'uso
La verifica tecnica del 13 luglio 2026 conferma che, dopo un confronto positivo, la coordinata inviata dal dispositivo viene eliminata dal record della timbratura. Restano data, ora, distanza, esito e riferimento stabile alla sede censita utilizzata per il match.
- Se il match avviene con la sede principale, la timbratura conserva l'indicazione “Sede principale censita”, non la posizione puntuale del lavoratore.
- Se il match avviene con una posizione alternativa accettata, la timbratura conserva il collegamento al relativo record censito e il suo nome storico.
- Se viene richiesto un nuovo censimento, la coordinata è conservata una sola volta nella richiesta in attesa; non è duplicata nel record della timbratura e non valida le timbrature successive fino all'accettazione.
- Quando l'ufficio accetta la posizione, il riferimento censito resta disponibile e qualsiasi coordinata puntuale residua della timbratura viene eliminata.
- Per un'anomalia non associata a una richiesta è obbligatoria la motivazione; la coordinata resta solo durante la verifica e viene eliminata quando l'ufficio la segna come gestita.
- Quando una richiesta viene rifiutata, la coordinata proposta viene eliminata e restano stato, note e dati di revisione necessari alla tracciabilità.
07
Hosting dei dati applicativi in Europa
La produzione UWork utilizza infrastruttura DigitalOcean nella regione FRA1, Francoforte, Germania. La verifica tecnica del 13 luglio 2026 ha confermato nella stessa regione:
- il cluster Kubernetes che esegue l'applicazione;
- il database MySQL gestito che conserva i dati applicativi;
- il volume persistente utilizzato per i file dell'applicazione.
Questa indicazione riguarda i dati applicativi principali. Servizi accessori attivati nella configurazione, come invio email, monitoraggio degli errori o mappe, possono coinvolgere fornitori con infrastrutture o assistenza anche fuori dallo Spazio economico europeo e sono disciplinati separatamente nella sezione successiva.
08
Autorizzati, sub-responsabili e trasferimenti
Possono trattare i dati, nei limiti delle istruzioni e delle autorizzazioni ricevute:
- personale del cliente autorizzato per amministrazione, risorse umane, coordinamento e controllo;
- personale Ufficio Service autorizzato all'assistenza, manutenzione, sicurezza e gestione dell'infrastruttura;
- DigitalOcean per hosting, database e infrastruttura cloud;
- fornitori tecnici effettivamente attivati, inclusi servizi di invio email, monitoraggio errori e funzioni cartografiche;
- autorità, enti pubblici, consulenti o altri soggetti quando previsto dalla legge o necessario alla tutela di un diritto.
L'elenco aggiornato dei sub-responsabili deve essere reso disponibile al cliente secondo l'accordo art. 28 GDPR. Se un servizio accessorio comporta un trasferimento fuori dallo Spazio economico europeo, devono essere applicate le garanzie previste dagli artt. 44–49 GDPR, quali decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali standard, unitamente alle valutazioni necessarie.
09
Tempi di conservazione
Il cliente Titolare stabilisce e comunica i tempi di conservazione in base alle finalità, agli obblighi applicabili e ai termini di tutela dei diritti. Ufficio Service applica le istruzioni documentate e le regole tecniche concordate.
| Categoria | Criterio da definire dal Titolare |
|---|---|
| Account e profilo | Durata dell'abilitazione e successivo periodo strettamente necessario a obblighi, audit e difesa. |
| Presenze e documentazione lavoristica | Termini previsti dalla normativa lavoristica, previdenziale, fiscale, contabile e dalla prescrizione applicabile. |
| Coordinate puntuali | Solo il tempo del confronto o della gestione dell'anomalia; dopo l'esito devono restare la sede censita, la data, l'ora e l'esito, non la posizione puntuale del lavoratore. |
| Log tecnici e richieste di supporto | Periodo proporzionato a sicurezza, diagnosi, gestione incidenti e documentazione del servizio. |
Alla cessazione del servizio Ufficio Service restituisce o cancella i dati secondo il contratto e le istruzioni del cliente, fatti salvi obblighi di legge o esigenze documentate di tutela di un diritto.
10
Misure di sicurezza
Ufficio Service applica misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, fra cui autenticazione, credenziali protette, controllo dei ruoli, protezione delle sessioni e delle comunicazioni, registrazione delle operazioni amministrative, backup e procedure di gestione degli incidenti. Il cliente resta responsabile dell'assegnazione corretta dei profili e della formazione dei propri utenti.
Gli utenti devono proteggere le credenziali, utilizzare dispositivi aggiornati, uscire dalle postazioni condivise e segnalare subito accessi o comportamenti anomali.
12
Diritti dell'interessato
Nei casi previsti dagli artt. 15–22 GDPR, l'interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione e intervento umano rispetto a eventuali decisioni esclusivamente automatizzate.
La richiesta relativa ai dati gestiti in UWork deve essere indirizzata prima di tutto al proprio datore di lavoro o all'azienda cliente che agisce come Titolare. Ufficio Service, quale Responsabile, collabora con il cliente senza sostituirsi a esso nelle decisioni sulla richiesta. L'interessato può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all'autorità giudiziaria.
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Decisioni automatizzate e controllo umano
UWork calcola ore, distanze ed eventuali indicatori di anomalia sulla base delle regole configurate. Questi risultati supportano il personale autorizzato, ma non devono costituire decisioni esclusivamente automatizzate con effetti giuridici o analogamente significativi sul lavoratore.
Un'anomalia geografica deve poter essere motivata, corretta, censita, accettata o rifiutata da personale autorizzato. Il lavoratore deve poter fornire chiarimenti e chiedere la rettifica di dati inesatti.
14
Contatti corretti
Per dati del rapporto di lavoro o per esercitare un diritto: contatta il datore di lavoro, l'ufficio del personale o il referente privacy indicato nell'informativa della tua azienda.
Per assistenza tecnica UWork o per trattamenti svolti direttamente da Ufficio Service: usa i recapiti seguenti senza inviare password o documenti non richiesti.